活动策划之招商会议

2020-12-25 10:01
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       商会议一般多在国()外举办,旨在通过招商会议的形式,吸引世界跨国公司、大财团到国内投资。因而在国()外举办的招商会议,具有时间长、空间跨度大、语言差别大等特点。一个成功的招商会议,与招商会组织者在会议筹备阶段、召开阶段和会后跟进阶段大量细致、繁杂、辛勤的工作是息息相关的,"台上一场戏,台下千日功"。其中首要的步骤就是会议的筹备阶段。

活动策划之招商会议

招商会议筹划方案作为会议组织的纲要

主要围绕如下三个环节进行:

策划方案1

1.确定会议目的、名称、规模

招商会议由于有其独特的个性,因而不论以何种方式进行,其目的就是为了招商引资。围绕这个目的,招商组织根据掌握的各种信息,跨国公司、大财团的投资动态,以及世界经济发展的趋势,各国对外资本输出的流量等,来分析和选择举办招商会的所在国家,再根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及规模。

策划方案2

2.确定会议时间、会场,邀请客商

除会议前的准备时间外,投资会议的时间还应由会场的准备,我们人员出入手续的处理,外国客人的邀请以及当地合作方之间的联系来确定。机构和新闻机构等。这种情况被综合考虑。


与会议时间有关的会议时间表应按照紧凑,连续的原则进行,并制定详细的计划时间表。必须严格控制会议时间以提高效率,投资会议时间必须合理,组织者必须有足够的时间来介绍这种情况,与会的商人有足够的时间提出问题,进行谈判和进行投资讨论以实现目标。预期目标。


投资会议地点(即地点)的选择应根据会议的目的和规模以及外国(海外)合作机构的协助来确定。场地的座位数通常略多于参与者的人数。如果场地太小而拥挤,将会影响场地的秩序;如果会议场地太大,则会显得稀疏并稀释会议气氛。两者都会影响会议的效果。


同时,在确定会议的时间,持续时间和地点时,有必要综合考虑人的心理素质,人的生理活动和周围环境的影响这三个因素。一般来说,会议将在上午8点至11点和下午2:30至5点安排。建议选择金融,工商活动集中,交通便利,停车方便的场所。


需要围绕本次投资促进会议的目的确定参加者。除我们的相关领导和招商人员外,受邀商人还应包括地方政府官员,工商界名人,财团负责人,公司或商业组织及其代表,新闻界人士以及联合企业的相关人员。组织机构等。并邀请中国驻外使领馆人员参加会议。


策划方案3

3.编制会议费用预算

通过编制会议费用预算,对于所需的总费用有一个大致的估算,并可有计划地分配会议的各项费用,防止超支和浪费。招商会议的费用通常包括场地租金、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用、差旅费、住宿费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等,要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。

筹划方案形成并取得主管领导批准后,下一步工作是尽快形成强有力的招商会务班子,以便形成具体细致的工作方案,分工协作予以实施。

会务工作小组

会务工作小组的职责,主要是为会议提供会员服务,负责策划、制订和落实方案,起到上传下达的枢纽作用。包括确定开会时间、地点、中心内容、人员,联络国()外合作单位,邀请客商和与会宾客及相关机构,组织和编制会务资料、招商项目资料,宣传签约项目,组织安排我方人员的出入境、行程、食宿、会场布置、会议主持、来宾主持、新闻发布等多项工作。

会务工作小组的组建,应由主管、带队领导负责统筹安排,并以有相关经验的人员负责常务工作,配置大会现场译员,通过详细分工,明确职责范围和工作标准,保证各成员富有成效地开展工作。

会议的主持人,作为会议的灵魂人物,必须在会议召开过程中,起到""""""""的作用,因而必须对招商业务有足够的了解,具有较强的语言表达能力、思辨能力、组织驾驭能力以及良好的修养和礼仪知识,故通常应由招商部门负责人或骨干,或由公关部门素质较高的专门人员担任。在选择会议接待人员时,要求仪表端庄,善于交际,并应根据会议所在地的具体情况对外语的语种、熟练程度提出一定的要求,同时需加强以下四个方面的训练:

(1)有关会议中心内容、展示内容的基本专业知识。

(2)公关方面的常识,接待和礼仪方面的训练。

(3)会议当地风俗习惯和概况的了解。

(4)各自的职责和对种种可能发生的突发性事件的处理程序和准则等。

宣传、推广

为便会议达到**效果,取得圆满成功,应针对会议对象的不同特点,通过不同的传播媒体做广泛宣传和推广。

1.传播媒体的选择

考虑到招商会议面对的对象主要是当地政要、工商企业界人士、新闻界人士,层次较高,招商信息较为专业化,同时又具有较强的时效性,故选择对当地工商实业界有影响力的报纸作为传播媒体较为理想。同时,可在招商会议举办的前几天,在当地收听及收视率较高的电台、电视台进行广告宣传,加强轰动效应。

2.招商会议宣传稿的利发

通过选定的传播媒体利发会议的宣传稿,通常以开会日期前两星期左右为宜,以便与会者从容做好日程安排及材料的准备。同时在会议召开前一天,在报刊登载本次活动的专访新闻,加强宣传效果。

会议宣传稿的内容,除对本地区及本次会议作简略介绍外,一般还应在相关范围内发出会议邀请并附回执,说明联系电话、联系人等。

邀请函

为保证重点、表达诚意,达到既定目标,还应有目的、有选择地向有关单位或人士发出邀请函。

(1)向当地政要、民间知名人士发出邀请函。

(2)向当地工商实业界领袖、各商会组织负责人士发出邀请函。

(3)向当地有关企业负责人或投资筹划人发出邀请函。

(4)向当地有影响力的报刊、电台、电视台记者发出邀请函。

(5)向本国驻当地使、领馆大使、领事或商务参赞发出邀请函。

邀请函的发出,可利用传真或邮寄的方式,必要时可随函附上宣传介绍材料和招商项目简介。

准备会议资料

1.体现会议议题的主要文件

包括领导的重要发言,招商项目目录,统计资料,新闻发布稿等。

2.为议题服务的辅助材科

包括开幕词,闭幕词,有关方面贺电稿,已投资设厂的外商经验交流资料等。

3.与会务工作相关的附件资料

包括大会议程表,会议工作领导小组名单,主席台人员名单,宾客名单,宾客席座位安排名单,当地及所在国工商业概况资料,会议接待安排,会场布置方案,入场凭证,会议须知等。

准备招商资料

招商项目资料可在上年度资料的基础上,经过重新核准挑选,加上当年新增项目,结合各招商单位上报的资料,予以汇编付印。

招商宣传资料包括宣传和介绍本地区政策、法规、条例、投资环境、投资程序的宣传册子、幻灯片、投影片、录像带、光碟等。如有条件,可配备手提电脑,将有关资料储存进去,供随时查阅。

准备签约项目

为扩大招商会议的新闻和广告效应,可把近期较成熟的项目安排在会上签署,要事先做好充分的准备工作:

(1)抓好各单位签约项目的上报汇总工作。

(2)准备好需签署的合同、协议及有关文件。

(3)安排好签约项目顺序,落实各方签约人。

与当地商性组织联系合作

考虑到在当地联络、宣传,选择会场,准备视听设备,安排食宿和活动的方便,应加强与当地商性组织的联系,包括我国驻外机构、企业、当地商会、经济文化交流协会、贸易促进会、基金会、咨询顾问公司等组织,并选择其中一方为会务主要合作方。

与当地新闻界联系

新闻界的源源不断的信息经过处理迅速输送给社会成员,在日积月累中形成了公众对它的依赖性,成为影响社会舆论的权威性机构。在招商会议召开之前,应加强与当地新闻界的联系,充分利用新闻界来大力宣传本地区的建设成就,提高知名度和影响力,引起公众对会议的热心关注。

由于招商会议的议题和内容较为专业化,为配合记者新闻稿的撰写,应在寄发会议邀请函的同时,附上宣传资料及会议中心内容简介、背景材料、图片等。并应准备好会议当天派发的新闻发布稿等。

布置会场,准备视听设备

会务工作小组应在当地合作机构的大力协助下,组织好会场的布置工作,包括展牌的布置,主席台、宾客席、接待处、签约席的布置,横幅、照明、空调、录音辅助器材、视听设备、电话、传真机等设施的设置和测试。对附设酒会的场合,还需做好饮品、点心的准备、订购工作。会场接待处的两旁,应预留宾客送来花篮的摆放空间。

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